Lo mejor para una magnífica gestión es disponer de un software de gestión

Toda empresa que se respete desea conseguir la gestión más óptima posible de sus bienes, recursos o servicios para maximizar la operatividad y aumentar la producción. La mejor forma de lograr ese objetivo es disponer de un software de gestión que comunique, monitoree y automatice el trabajo de todos los departamentos.

Con esta herramienta digital se desempeñan más eficientemente todas las áreas empresariales, se accede a información verídica en tiempo real y se toman mejores decisiones. Veamos en este artículo por qué es importante disponer de un buen software para grandes empresas, pymes y autónomos, algunos ejemplos y tipos disponibles.

¿En qué consiste un software de gestión?

Al software de gestión empresarial también se le conoce como ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales). Se trata de una plataforma informática donde se pueden administrar o controlar desde un solo lugar las diferentes funciones, áreas o departamentos de la empresa. Algunos de ellos pueden ser recursos humanos, almacén, envíos, logística, etc.

Con un software de gestión se logra supervisar de manera automática las diferentes actividades que permiten el funcionamiento de una empresa, pyme o autónomo. Esto con lo relacionado a labores de tipo administrativo incluida la comunicación, acceso a informes, inventarios, control de gastos, análisis de costos y otros semejantes.

Hay softwares de gestión que integran diferentes módulos dependiendo de la necesidad o departamentos que tiene la empresa. Se puede elegir el que más le convenga a la organización. Si se necesita un programa especializado en determinada área, como por ejemplo un software de tesorería o de gestión de personal, también se puede conseguir.

Clasificación de los ERP para las empresas

Un software de gestión o ERP se cataloga según el tipo de instalación, el tamaño de la pyme o la clase de gestión que debe realizarse. Hablemos un poco de cada una de ellas en las siguientes líneas:

Según el tipo de instalación

• ERP de instalación local: Un software de gestión de instalación local es el programa que va instalado y configurado en ordenadores dentro de las instalaciones físicas de la empresa. Ideal para controlar la infraestructura, información o acceso de personal, pero se debe contar con hardware especializado y sólo se usa desde una ubicación física.
• Software de gestión de instalación en la nube: Un ERP en la nube es un software empresarial que va instalado en servidores remotos a los que se accede por internet desde cualquier lugar. Al tener acceso a distancia se utilizan desde cualquier lugar, la instalación es más sencilla y se pueden adicionar nuevos módulos según la necesidad del negocio.

ERP según el tamaño de la organización

• De nivel 1: para multinacionales y administraciones públicas.
• De nivel 2: ideal para empresas medianas que laboran a nivel nacional.
• De nivel 3: pensado para cubrir las necesidades básicas de las Pymes o autónomos.

Software de gestión según la función

Hay diversos tipos de ERP para empresas según la gestión que se necesita, como controlar los recursos empresariales, automatizar procesos, controlar las finanzas o llevar la contabilidad. Otros se usan para gestionar el inventario del almacén, controlar las ventas o compras, analizar datos, supervisar la asistencia del personal o comunicar a los departamentos.

Beneficios de utilizar un software de gestión

• Se automatizan labores administrativas y disminuyen los errores: Gestiones como la administración de recursos humanos, pagos de nóminas o impuestos y control de inventario se realizan de forma automática. De esta forma se disminuyen a casi cero los errores de cálculo o por omisión en el registro de transacciones.

• Se utilizan mejor los recursos empresariales: Los distintos módulos de un software de gestión trabajan de forma sincronizada para utilizar mejor los recursos. Por ejemplo, cuando se realiza un despacho, de forma automática se resta del inventario existente, se informa al departamento de ventas y a envíos.
• Información precisa: Con un buen ERP se obtienen informes detallados sobre el presupuesto, los gastos realizados, las labores pendientes o las concluidas. De este modo, con estos datos se pueden tomar decisiones o mejorar procesos.
• Datos centralizados: Toda la información de la empresa, de sus clientes y de los distintos procesos, está organizada y se accede a ella rápidamente.
• Mejor colaboración y comunicación entre las partes: Es otro de los beneficios de contar con un buen software de gestión empresarial, ya que se mejora la colaboración entre los departamentos y facilita la comunicación.

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