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¿Qué es una centralita virtual, cómo funciona y cuáles son las ventajas de usarla?

En el pasado, para establecer una comunicación eficaz entre las distintas áreas de una empresa, se utilizaban centrales telefónicas físicas conmutadas manualmente, con personas intercambiando cables. Actualmente las empresas necesitan adaptarse a los cambios y avances tecnológicos para mantener su nivel de eficiencia, por eso algunas deciden utilizar una centralita virtual.

Antigua central telefónica

Una central telefónica adecuada, sea física o basada en la nube, cumple un papel clave para garantizar la comunicación fluida y profesional dentro o fuera de la empresa. Si quieres implementar este tipo de tecnología en tu negocio, te contaremos qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas de una centralita virtual.

Qué es y para qué se utiliza una centralita virtual

Una central telefónica es un componente tecnológico de la infraestructura comunicacional de las empresas que puede conectar varias líneas telefónicas y otros dispositivos. Al interconectar teléfonos, líneas, móviles y demás aparatos de comunicación, se facilita la transmisión de señales, intercambiar llamadas y dirigirlas al destino correcto.

Elegir adecuadamente un tipo de central telefónica facilitará la forma como la empresa establece contacto con sus clientes, socios o empleados. Por tal motivo, algunos eligen una centralita virtual, un sistema de comunicaciones que gestiona y dirige las llamadas telefónicas pero a través de la nube. Es conocida también como PBX virtual (Private Branch Exchange o interconexión privada de ramas).

Esquema del funcionamiento de una centralita virtual

La centralita virtual funciona como una central telefónica tradicional, pero no necesita contar con hardware físico pues se basa en tecnología de almacenamiento en la nube. Los usuarios tienen acceso a la centralita virtual gracias a una interfaz en línea que les permite realizar configuraciones, administración y personalización de las opciones de telefonía..

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Cómo funciona el sistema

Cuando una persona marca un número asociado a la centralita virtual, la llamada se direcciona mediante la conexión a Internet y viaja a la centralita en la nube. Luego, la centralita virtual procesa la llamada según las configuraciones y parámetros que estableció previamente el usuario desde las opciones de la interfaz en línea.

Las llamadas pueden ser dirigidas a distintas extensiones, grupos de ellas o colas de espera, mientras que los usuarios recibirán las notificaciones en su ordenador o móvil. Por lo tanto, una centralita virtual funciona como un sistema telefónico moderno que se vale de la tecnología VoIP y se almacena en la nube.

Centralita virtual

Ventajas de utilizar una centralita virtual

  • Flexibilidad de uso: se puede acceder a las opciones de telefonía de una centralita virtual desde cualquier lugar y momento teniendo conexión a Internet. Es una ventaja muy útil para los que trabajan de forma remota o viajan constantemente.
  • Abarata costos: En vista de que las centralitas virtuales no necesitan hardware físico, se ahorra dinero en la compra o mantenimiento de equipos de telecomunicaciones. Por otro lado, las llamadas son más económicas que las ofrecidas en una central telefónica tradicional.
  • Tiene funciones avanzadas: cuentan con variadas funciones avanzadas: enrutamiento inteligente de llamadas, transferencia y grabación de llamadas, correo de voz y muchas más. Como están basadas en la nube, pueden aumentarse sus características rápidamente según los requerimientos empresariales.
  • Es fácil de utilizar: Las centralitas virtuales se configuran y administran fácilmente mediante una interfaz en línea intuitiva. Estas permiten a los usuarios personalizar y gestionar sus opciones telefónicas sin tener conocimientos técnicos avanzados en el área.
Centrales telefónicas de oficina

Funciones de la Centralita Virtual de la compañía Universal Telecom

Universal Telecom es una compañía española que tiene una de las mejores ofertas de servicios de telecomunicaciones para los hogares y empresas españolas, con precios muy competitivos. Ellos ofrecen una Centralita Virtual que permite modificar y ajustar sus funciones según el tipo de acceso: como usuario común o administrador. Algunas de las funciones que tiene son:

  1. Dispone del Portal de Clientes: gestiona la cuenta, solicita soporte, realiza recargas de saldo, permite ver facturas y mucho más.
  2. Recepcionista Virtual (IVR): Contesta las llamadas de la empresa automáticamente y las direcciona al departamento o persona correspondiente.
  3. Transferencia de llamadas: Transfiere la llamada a otra extensión de la centralita o número externo.
  4. Grabación de llamadas: Puede grabar llamadas y mantener un registro en los servidores.
  5. Cuenta con horarios de servicios: Determina un horario de trabajo empresarial para recibir llamadas en ese lapso y las desvía fuera si llaman fuera de ese período de tiempo.
  6. Locuciones de Bienvenida Personalizadas: Podrás establecer tus propias palabras de bienvenida a los clientes, para que se sientan cómodos desde el principio.
  7. Videoconferencia en HD: Permite realizar reuniones virtuales con tu equipo de trabajo o clientes a la máxima calidad gráfica, desde cualquier parte del planeta.
  8. Gestiona las colas de llamadas: Organiza la cantidad de llamadas entrantes y las distribuye bien para reducir el tiempo de espera de los clientes.
  9. Llamadas simultáneas: La centralita virtual puede manejar varias llamadas al mismo tiempo, aumentando la eficiencia y reduciendo el tiempo de respuesta a los clientes.
  10. Llamada en espera: El usuario puede responder la segunda llamada o continuar con la primera conversación establecida.
  11. Llamada desde el ordenador: usando el software Webphone o Softphone, se puede llamar desde el ordenador.
  12. Muestra el estado de las extensiones: Permite saber el estado de la extensión: disponible, no disponible, ocupado o fuera de horario.

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Nelson

Experto en contenidos de Internet. Estoy siempre navegando para redactar lo más interesante y útil de la red.

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